ஒழுங்கமைத்தல் மற்றும் கோப்பு ஆவணங்கள் எவ்வாறு

உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்குபடுத்துவது உங்கள் முக்கிய கோப்புகளை மட்டும் வைத்திருக்காது, ஆனால் அவை சரியாக சேமிக்கப்பட்டால் அவற்றைப் பாதுகாக்கும். ஆவணங்கள் மூலம் நெரிசல் ஏற்படுவதை உணர யாரும் விரும்பவில்லை, ஏனென்றால், அந்த முக்கியமான வங்கி அறிக்கையை yoy கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை. உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைத்துப் பதிவேற்றினால், உங்கள் முக்கியமான கோப்புகளைக் கண்டுபிடிப்பது விரைவாகவும் எளிதாகவும் இருக்கும்.

உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்கவும் மற்றும் பதிவு செய்யவும்.

படி

கோப்பு கோப்புறைகள், பைண்டர்கள் மற்றும் தாவல்காரர்களின் எண்ணிக்கையைக் கணக்கிடுங்கள். இது எத்தனை வித்தியாசமான தாக்கல் வகைகளை நீங்கள் சார்ந்துள்ளது. நீங்கள் உங்கள் கோப்புகளை உருவாக்கிய பிறகு இந்த பொருட்களை வாங்குவது சிறந்தது, அதனால் உங்களுக்கு தேவையான பல கோப்புறைகள் தெரியும்.

படி

உங்கள் ஆவணங்களின் குவியல் செய்ய ஒரு தளம் இடம் அல்லது ஒரு பெரிய அட்டவணை வடிவமைக்க. உங்கள் ஆவணங்கள் ஏற்பாடு ஒரு செயல்முறை, எனவே, நீங்கள் உங்கள் வரிசைப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களின் குவியல் செய்யலாம் மற்றும் நீங்கள் இப்போதே முடிக்காதபட்சத்தில் அவற்றை வரிசைப்படுத்தலாம் ஒரு பகுதியை குறிக்க வேண்டும். உங்களிடம் உள்ள ஆவணங்களின் அளவைப் பொறுத்து, இது ஒரு முழு வார இறுதி அல்லது இன்னும் சிறப்பாக நடைபெறும், உங்கள் ஆவணங்களை ஒழுங்கமைக்க மற்றும் கோப்பில் தினமும் குறைந்தபட்சம் 10 முதல் 30 நிமிடங்கள் செலவழிக்கலாம்.

படி

உங்கள் ஆவணங்களை பெயர்கள் பிரிவாக பிணைகளாக பிரிக்கவும். உதாரணமாக, ஒரு குவியல் மற்றும் வங்கிக் கூற்றுகளில் மற்றொரு கட்டணம் (ஒவ்வொரு வங்கிக்கு தனி குவிக்கும்) நீர் பில்கள்.

படி

உங்களுடைய அனைத்து ஆவணங்களையும் தனி குவிப்பாக மாற்றினால், நீங்கள் பெயரிடப்பட்ட வேறு பெயர் பெற்ற பிரிவுகள் (நிறுவனங்கள் அல்லது ஆவண பெயர்கள்) பட்டியலை உருவாக்கவும். உதாரணமாக: பாங்க் ஆஃப் அமெரிக்கா, வாட்டர் பில், கார் கடன், ஸ்டேட் ஃபார்ம் இன்சூரன்ஸ், ஏஏஏ, மாணவர் கடன்கள், முதலியன உங்கள் பட்டியலை அகற்றவும். உங்கள் அனைத்து ஆவணங்களும் அகற்ற வரிசையில் ஒரு தாக்கல் கேபினட்டில் சேமிக்கப்பட்டிருந்தால், உங்கள் ஆவணங்களை நீங்கள் எளிதாகப் பார்ப்பீர்கள்.

படி

கோப்பு வகை கோப்புத்தொகுப்பின் தாவலில் உங்கள் ஒவ்வொரு வகையிலான பெயரையோ அல்லது நீங்கள் தனித்த தாவல்களுடன் ஒரு தனிப்பட்ட காகிதத்தில் எழுதி, தொங்கும் கோப்பு கோப்புறை தாவலில் செருகவும்.

படி

உங்கள் கோப்பு கோப்புறைகளை அகற்றும் பெட்டியில் வைக்கவும். உங்கள் ஆவணம் குவியல்களைத் தொடங்குங்கள். நீங்கள் சரியான கோப்புறைகளில் ஆவணங்களைத் தாக்கல் செய்வது போல, ஆவணங்களை வரிசையில் புதியவர்களுடன் காலவரிசை முறையில் ஒழுங்கமைக்கவும். சில முக்கிய ஆவணங்களை நீங்கள் எவ்வளவு காலம் வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதை கண்டுபிடிக்கும்போது மாநில மற்றும் மத்திய சட்டங்களைச் சரிபார்க்கவும். IRA பங்களிப்பு போன்ற சில ஆவணங்கள் நிரந்தரமாக வைக்கப்பட வேண்டும்.

படி

முக்கிய ஆவணங்களின் பின்சேவைகளை வைத்திருங்கள் - அல்லது ஆண்டு ஆவணங்களை கையேட்டில் வைத்திருக்க விரும்பினால் (எடுத்துக்காட்டுக்கு, வரி நோக்கங்களுக்காக) - உங்கள் ஆவணங்கள் நகலெடுக்க பைண்டர்களை உருவாக்குவதன் மூலம் நீங்கள் ஆவணங்களின் அளவைப் பொறுத்து வங்கி ஆவணங்கள், பில்கள் மற்றும் முதலீடுகள் போன்ற உங்கள் ஆவணங்களை பிரிவுகளாக பிரிக்க வேண்டும். உங்களுடைய தாவலை பிரிப்பாளர்களை லேபி செய்ய மறக்காதீர்கள், அதனால் உங்கள் பைண்ட்டில் உள்ள அனைத்தும் எளிதில் அணுகக்கூடியதாக இருக்கும். உங்கள் பைண்டர் முன் தாவலாக்கப்பட்ட பிரிவுகள் பட்டியலை வைத்து. நீங்கள் உங்கள் முக்கிய ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்யலாம் மற்றும் எலக்ட்ரானிக் நகல்களை ஒரு காப்பு வரை வைத்திருக்கலாம்.